Der Versand vertraulicher Dokumente gehört in vielen Unternehmen zum Arbeitsalltag. Insbesondere Lohnabrechnungen, Lohnausweise und weitere HR-Dokumente enthalten sensible Personendaten und stellen hohe Anforderungen an den Datenschutz. Gleichzeitig sollen administrative Prozesse möglichst effizient und digital gestaltet werden.

Der klassische E-Mail-Versand birgt Risiken, da unverschlüsselte Anhänge in falsche Hände geraten können. Alternativen, wie passwortgeschützte PDF-Dateien oder der physische Postversand erhöhen zwar die Sicherheit, verursachen jedoch zusätzlichen administrativen Aufwand und laufende Kosten.

Mit DeepMail bietet Abacus gemeinsam mit der DeepCloud AG eine integrierte Lösung für den sicheren digitalen Versand vertraulicher Dokumente. Die Unterlagen werden verschlüsselt übertragen und nicht als E-Mail-Anhang versendet. Stattdessen erhalten die Empfängerinnen und Empfänger eine Benachrichtigung und greifen nach der Anmeldung auf ein persönliches, geschütztes Portal zu. Dort stehen die Dokumente sicher bereit und können auch zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder eingesehen werden. So bleiben beispielsweise Lohnabrechnungen oder Lohnausweise zentral und sicher verfügbar.

Die Daten werden ausschliesslich in der Schweiz gehostet. Durch die nahtlose Integration in Abacus lässt sich DeepMail ohne Medienbrüche in bestehende Prozesse einbinden. Der sichere Dokumentenversand erfolgt direkt aus der gewohnten Arbeitsumgebung, wodurch der administrative Aufwand reduziert und die Effizienz erhöht wird.

Auch wirtschaftlich bietet DeepMail Vorteile. Dank des Pay-per-Use-Modells entstehen keine hohen Investitionskosten. Unternehmen bezahlen lediglich für die tatsächlich versendeten Dokumente und profitieren gleichzeitig von einer modernen und sicheren Lösung für die digitale HR-Kommunikation.

DeepMail verbindet Datenschutz, Effizienz und Benutzerfreundlichkeit in einer integrierten Lösung. Unternehmen können vertrauliche Dokumente sicher versenden, Prozesse vereinfachen und den Mitarbeitenden einen geschützten Zugriff auf aktuelle, sowie bereits zugestellte Unterlagen ermöglichen.